Beim Einsatz von Fremdfirmen treffen zwei oder oft auch mehrere Unternehmen mit ihrer jeweiligen Organisation aufeinander. Es entsteht Abstimmungsbedarf, um sichere Abläufe für alle Beschäftigten zu erreichen. 

Bei der Auftragserledigung durch Fremdfirmen auf dem Betriebsgelände des Auftraggebers können sich neue Gefährdungen ergeben. Beschäftigte der Fremdfirmen müssen sich sehr schnell auf eine neue Arbeitsumgebung und neue Arbeitsbedingungen einstellen. Vielfach sind die sich daraus ergebenden Anforderungen nicht bekannt. Gleichzeitig trifft die Stammbelegschaft des Auftraggebers auf Beschäftigte der Fremdfirmen, die eigene Arbeitsziele verfolgen. Gegenseitige Gefährdungen können nicht ausgeschlossen werden. Die Folge kann ein erhöhtes Unfall- und Gesundheitsrisiko sein. Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten müssen eindeutig geregelt werden, um Sicherheitsdefizite zu vermeiden. Grundsätzlich muss im Rahmen des Einsatzes von Fremdfirmen auf Baustellen auch der Geltungsbereich der Baustellenverordnung geprüft werden.  

Der Einsatz von Fremddienstleistern kann sowohl im Rahmen eines Werkvertrags als auch eines Dienstvertrags erfolgen. Besteht ein Werk- oder Dienstvertrag, arbeiten in beiden Fällen die Mitarbeiter eines fremden Arbeitgebers auf Ihrem Gelände zusammen oder neben den Mitarbeitern aus Ihrem Betrieb. 

Somit kann es in zweierlei Richtung zu Gefährdungen kommen: 

• Ihre Mitarbeiter werden durch die Tätigkeit des Fremddienstleisters gefährdet, beispielsweise durch Lärm oder Gefahrstoffe. 

• Die Fremdfirmenmitarbeiter werden durch Ihre Arbeitsprozesse gefährdet, z. B. durchfahrende Flurförderzeuge oder den unmittelbaren Zugang zu Maschinen. 

Beides gilt es zu vermeiden. Weder die Beschäftigten des Fremddienstleisters noch Ihre eigenen Mitarbeiter dürfen durch die durchgeführten Tätigkeiten einer Gefahr ausgesetzt werden. 

Verantwortliche beim Einsatz von Fremdfirmen  

1. Auftragsverantwortliche Person des Auftraggebers (AV) 

Die auftragsverantwortliche Person ist Beschäftigte des Auftraggebers. Sie ist die Ansprechperson für die Unternehmerin oder den Unternehmer bzw. die verantwortliche Person der Fremdfirma. Im Bereich der Elektrotechnik wird diese Person in der Regel durch den Anlagenverantwortlichen (Elektrofachkraft) nach VDE 0105-100 gestellt. 

2. Verantwortliche Person der Fremdfirma (VF) 

Ist die Unternehmerin oder der Unternehmer der Fremdfirma nicht selbst vor Ort, setzt die Unternehmensleitung eine verantwortliche Person ein. Diese verantwortliche Person der Fremdfirma muss über den erforderlichen Entscheidungsspielraum verfügen, um selbständig das Gewerk oder die Dienstleistung vor Ort zu führen.  

3. Koordinierende Person (K) 

Werden Beschäftigte des Auftraggebers und der Fremdfirmen an einem Arbeitsplatz oder in einem Arbeitsbereich tätig, müssen die Unternehmen bei der Durchführung der Sicherheits- und Gesundheitsschutzbestimmungen zusammenarbeiten. 

Wenn es zur Vermeidung möglicher gegenseitiger Gefährdungen erforderlich ist, muss eine Person bestimmt werden, die die Arbeiten aufeinander abstimmt. Auftraggeber und Auftragnehmer müssen sich bei der Bestimmung der koordinierenden Person abstimmen. Es wird empfohlen, die koordinierende Person mit entsprechender Weisungsbefugnis auszustatten.   

Bei besonderen Gefahren, die im Abschnitt 2.5.1 der DGUV Regel 100-001 „Grundsätze der Prävention“ näher erläutert werden, ist die Übertragung der Weisungsbefugnis auf die koordinierende Person verpflichtend. Aufgrund der benötigten, genauen Kenntnisse der betrieblichen Verhältnisse wird die koordinierende Person in der Regel vom Auftraggeber bestellt. 

Aufgaben der koordinierenden Person: 

• Arbeitsabläufe ermitteln und ggf. Arbeitsablaufplan erstellen. (Wer darf bzw. muss wo, mit welcher Arbeit, unter welchen Voraussetzungen, innerhalb welcher Zeit arbeiten?) 

• Bereiche mit gegenseitiger Gefährdung festlegen 
• vor Aufnahme der Arbeiten Sicherheitsmaßnahmen abstimmen 
• Maßnahmen für den Störungsfall festlegen 
• betroffene Bereiche informieren 
• festgelegte Arbeitsabläufe und Einhaltung der Sicherheitsmaßnahmen überprüfen 

• Arbeitsabläufe ggf. anpassen und notwendige ergänzende Sicherheitsmaßnahmen festlegen 
• Auftraggeber und Auftragnehmer über Planänderungen informieren

Das Eingreifen der koordinierenden Person ist erforderlich, wenn Sicherheitsmaßnahmen missachtet werden, nicht ausreichend sind oder Arbeitsabläufe sich unvorhergesehen ändern. Es erfolgt grundsätzlich über die Verantwortlichen der beteiligten Unternehmen.  

Bei unmittelbarer Gefährdung von Beschäftigten oder von Dritten sind die Arbeiten durch die koordinierende Person unverzüglich zu stoppen. In diesem Fall sind die Verantwortlichen der beteiligten Unternehmen umgehend zu informieren.

4. Aufsichtsführende Person (AF) 

Die aufsichtführende Person überwacht Tätigkeiten mit besonderen Gefahren, die durch die Beschäftigten der Fremdfirmen ausgeführt werden. Dabei stellt sie die Durchführung der festgelegten Schutzmaßnahmen sicher. Die Überwachung durch die aufsichtführende Person setzt in der Regel deren Anwesenheit vor Ort sowie Weisungsbefugnis voraus. Auftraggeber und Auftragnehmer müssen sich abstimmen, wer die aufsichtführende Person stellt. In diesem Zusammenhang ist die Begrifflichkeit des Arbeitsverantwortlichen (Elektrofachkraft) nach VDE 0105-100 bezüglich elektrotechnischer Tätigkeiten zu beachten. 

Neben einer klaren Benennung der verantwortlichen Personen sind folgende 11 Schritte zum sicheren Arbeiten mit Fremddienstleistern erforderlich: 

1. Leistungsverzeichnis erstellen 
2. Fremdfirma auswählen und „Arbeitsschutzbestimmungen für Fremdfirmen“ übergeben 
3. Auftragsverantwortlichen festlegen und bekannt geben 
4. Verantwortlichen der Fremdfirma einweisen/ unterweisen 
5. Ausweise für Fremdfirmenmitarbeiter ausgeben 
6. Gegenseitige Gefährdungen ermitteln und Sicherheitsmaßnahmen festlege 
7. Koordinator (bei gegenseitigen Gefährdungen) in Abstimmung mit Fremdunternehmer festlegen und bekannt geben 
8. Aufsichtführenden (bei besonderen Gefahren) in Abstimmung mit Fremdunternehmer festlegen und bekannt geben 
9. Eigene Mitarbeiter unterweisen 
10. Maßnahmen kontrollieren 
11. Feedback-Gespräch führen und Fremdfirma bewerten 

Fazit 

„Der Arbeitgeber muss sich je nach Art der Tätigkeit vergewissern, dass die Beschäftigten anderer Arbeitgeber, die in seinem Betrieb tätig werden, hinsichtlich der Gefahren für ihre Sicherheit und Gesundheit während ihrer Tätigkeit in seinem Betrieb angemessene Anweisungen erhalten haben“, so steht es in § 8 Arbeitsschutzgesetz.  

Das verlangt von dem Auftraggeber eindeutige Regelungen zu erarbeiten und angemessene Anweisungen an die Fremddienstleister zu vermitteln. Ignorieren dürfen Sie diese gesetzliche Vorgabe nicht.  

Wer im Fall eines Arbeitsunfalls bei einem Fremdmitarbeiter im Betrieb des Auftraggebers verantwortlich ist, kann nicht pauschal beantwortet werden.  

Hier kommt es dann auf die jeweiligen Gesamtumstände an, die zu dem Ereignis geführt haben. Die Verantwortung für den Arbeitsschutz tragen in einem solchen Fall der Arbeitgeber und Betriebsleiter des Auftraggebers und des Fremddienstleisters, die Koordinatoren, ggf. auch der Bau- oder Projektleiter sowie die Führungskräfte des Fremddienstleisters.  

Daher ist es wichtig den Umgang miteinander zu regeln, diese Regelungen zu fixieren und alle Schritte zu dokumentieren bis hin zur Unterweisung der eigenen Mitarbeiter und der des Fremddienstleisters. 

Durchführungserlaubnis zur Arbeitsfreigabe und Dokumentation durchgeführter Unterweisungen 

Ergänzende Gefährdungsbeurteilung zur Ermittlung der Gefährdungen an der Arbeitsstelle