In § 13 des Arbeitsschutzgesetzes wird ebenso wie in § 13 der DGUV Vorschrift 1 gefordert, dass die Pflichtenübertragung (Unternehmerpflichten) in schriftlicher Form erfolgen muss. Die Schriftform ist eine Ordnungsvorgabe (Bild 3), die sich vorrangig an den Arbeitgeber als Delegierenden richtet. Gestaltungsbeispiele sind in der DGUV Regel 100-001 zu finden. Als Erkenntnisquelle dient hier die im April 2018 zurückgezogene DGUV Information 211-001. Wird die Schriftform nicht eingehalten, so ist dies ein organisatorischer Mangel, den der Arbeitgeber zu vertreten hat. Das bedeutet aber nicht, dass eine mündliche Pflichtenübertragung per se unwirksam ist. Eine Formvorgabe nicht zu beachten, schließt nicht aus, dass die inhaltliche Rechtsfolge gleichwohl Wirksamkeit erlangt. In der Rechtsprechung gibt es die „konkludente Handlung“. Eine Person wird hinsichtlich der ihr obliegenden Verantwortung dahingehend beurteilt, ob sie von außen betrachtet den Eindruck erweckt, für eine bestimmte Tätigkeit verantwortlich zu sein. Weicht also das tatsächliche Handeln von der schriftlichen Verantwortungszuweisung ab, orientiert sich die Haftung fast immer am tatsächlichen Handeln („wichtig ist auf dem Platz, also die gelebte Praxis“). Für eine rechtssichere Pflichtenübertragung sind folgende Aspekte zu berücksichtigen:

• Inhaltliche Bestimmtheit. Der Umfang der übertragenen Pflichten ist eindeutig zu benennen und ohne unsichere „Graubereiche“ namentlich zu beschreiben. Beispielhafte Tätigkeitsbeschreibungen oder konkrete Aufgabenkataloge sind hierbei sehr dienlich. Hierdurch wird zum einen dem Delegationsempfänger der Schutz gegeben, dass er nur für die entsprechend aufgelisteten Tätigkeiten Verantwortung zu übernehmen hat und andererseits dem Delegierenden ermöglicht, den Nachweis zu führen, dass er eine lückenlose Organisation der zu übertragenden Pflichten erbracht hat. In Ergänzung dazu muss zwingend berücksichtigt werden, dass neben den Verantwortlichkeiten/ Pflichten auch Kompetenzen zur Aufgabenerfüllung mit übertragen werden müssen.
• Beweisfunktion. Auch ohne bösen Willen ist naheliegend, dass nach einem gewissen Zeitablauf Regelungsinhalte bereits deshalb ihre Eindeutigkeit verlieren, da konkret verabredete Einzelheiten, die nur mündlich zugeordnet wurden, in Vergessenheit geraten können. Eine schriftliche, also gerichtstauglich dokumentierte Delegationsvereinbarung hat Bestand.
• Hervorhebungsfunktion. Eine schriftliche Erklärung, besonders wenn diese wechselseitig unterschrieben wurde, hebt die Bedeutung des Regelungsinhalts hervor und macht damit allen Beteiligten klar, dass hier eine wichtige und verantwortungstragende Regelung getroffen wurde.
• Nachweisfunktion. Die Übernahme der Pflichten einer anderen Person ist auch ein relevanter Teil des sogenannten Vertretungsrechts. Wurde dem Delegationsempfänger ein bestimmter Aufgabenbereich verantwortlich zugewiesen, dann muss er dieses auch gegenüber einem Dritten, zum Beispiel externer Dienstleister, belegen können. Die schriftliche Pflichtenübertragung ist demzufolge auch ein Legitimationsnachweis.
• Erinnerungsfunktion. Jede Führungskraft ist gut beraten, sich regelmäßig selbst zu hinterfragen. Dazu gehört es, sich selbst hinsichtlich der eigenen Verantwortungsbereiche und der damit verbundenen Aufgabenerfüllung zu überprüfen. Zur Schärfung des eigenen Bewusstseins sowie zur Kontrolle des eigenen Handelns empfiehlt es sich, regelmäßig abzugleichen, ob die Inhalte des Pflichtenübertragungsdokuments noch dem Umfang des tatsächlichen eigenen Handelns entsprechen.
  • Falls davon dergestalt abgewichen wird, dass übertragene Pflichten nicht erfüllt werden, ist das als ein haftungs- und strafrechtlich bedeutsames Unterlassen zu erkennen und die Führungskraft hat dem erfolgreich entgegenzuwirken.
  • Falls davon dergestalt abgewichen wird, dass auch nicht übertragene Pflichten sich quasi „eingeschlichen“ haben und miterledigt werden, so muss sich die Führungskraft bewusst darüber werden, dass sie in einem solchen Fall nach den Grundsätzen des konkludenten Handelns haftet.

Die unter R.O.E. DOC bereitgestellten Dokumente zur Pflichtenübertragung wurden von Fachjuristen geprüft und erfüllen die oben genannten Kriterien.